Kandydatów mogą zgłaszać radni, stowarzyszenia sportowe i rekreacyjne oraz wydział Urzędu Miasta Częstochowy właściwy do spraw sportu. Pod uwagę brane są osiągnięcia zespołowe oraz indywidualne podczas zawodów w kraju i za granicą.

Wypełniony wniosek, odrębny dla zawodnika oraz odrębny dla trenera i działacza, należy przesłać do częstochowskiego magistratu. Można to zrobić w formie tradycyjnej lub elektronicznej.